Sistemas de controle de demandas é um paradigma em qualquer empresa de tecnologia e, desde o início da Inova e-Business (minha empresa) esta foi uma das nossas maiores preocupações. Tenho algumas dicas ou uma visão diferente para quem quiser renovar os pensamentos oriundos ao tema.
Eu desenvolvo uma aplicação para este controle?
Não! Sem justificativa. Gaste seu tempo de forma produtiva, com soluções para seus clientes, use do mercado o que ele tem de melhor, veja quem já pensa em nesses softwares a anos e que ganha seu ganha-pão com isso. Eles não vão te decepcionar.
O que eu preciso?
Esta é a primeira pergunta, você precisa controlar exatamente o que? Sua empresa presta serviços? Cria produtos? Aloca profissionais? Não seja preciosista imaginando controles que nenhum dos seus clientes precisam. Pense que quanto mais rápido
Onde deve ficar hospedado?
Isso vai depender da sua infra-estrutura e também do seu tempo para as atualizações. É o mesmo caso do WordPress, que você pode contratar através do site WordPress.com ou instalá-los, fazendo download o WordPress.org, usando-o como Open Source. Na primeira condição você paga, mas não se preocupa com mais nada, na segunda, você “não paga” mas fica responsável por toda esta manutenção por menor que seja.
A parte legal do artigo
Os meus softwares de gestão preferidos estão abaixo, é importante dizer que este não são os únicos que eu conheço, mas os melhores que já encontrei e trabalhei.
JIRA
Ele é pago, MAS tem a versão gratuita de até 10 licenças quando você instala ele no seu servidor (não opte pela cloud senão vai te cobrar US$10 mensais). Eu particularmente usei em alguns cases bem legais, como por exemplo num cliente que foi a Giuliana Flores, que detém, além dos seus 3 sites (Giuliana Flores, Cestas Michelli e Nova Flor) todos os sistemas internos. Cada um com seu fluxo e código de tarefas específicos. Uma parte legal dele é a possibilidade de inclusão de add-ons (assim como no WordPress) onde alguns são gratuítos e outros pagos, mas em geral os gratuitos conseguem ajudar muito.
Uma das coisas mais interessantes é, como disse acima, seus fluxos e também seu modelo de registro de horas, essencial para uma fábrica de software. A única coisa que ele não é tão trivial de deixar personalizado, tem que configurar, mas você acaba aprendendo.
Trello
Adquirida no início de 2017 pela Atlassian (sim esta que eu falei anteriormente), o Trello é uma ferramenta que trabalha no formato “Kanban” que lembra metodologias como Scrum e XP. Ele também tem sua versão paga, mas é de onge mais barato e de certa forma não tão essencial quanto seus concorrentes, como o Kanbanize que eu particularmente não gosto.
Como o formato em colunas, é fácil pra criar seu próprio fluxo. Nos meus clientes, uso com frequência devido a facilidade de ajuste e criação destes fluxos. Sua única deficiência é que ele não tem log de horas, é mais indicado quando existe alocação, onde o controle não é por horas e sim pelas atividades. Dá até para usar um “Trello” para você mesmo. Ele tem conceito de quadros que podem ter times diferentes em cada um deles e o melhor, tudo isso que eu disse acima é 100% gratuíto podendo ter a quantidade de usuários que você quiser.
Depois que eu comecei a usar descobri que várias agências de publicidade e, acreditem, gerentes de e-commerce como é o caso dos gerentes da Onofre e da Mistral conhecem, o que facilita sua imersão e participação deles nos sistemas.
Teamwork
Ele tem uma versão free, tudo bem, mas todo o potencial dele está na sua versão paga, que, além de extremamente barata e sem quantidade limite de usuários e empresas, permite você criar uma “intranet de projetos” para o seu cliente bastante profissional.
Usamos com sucesso em alguns projetos da Bematech e da Kiss FM. Eles ficaram bastante satisfeitos. O sistema gera a gerar inclusive relatórios e “faturas” que lhe auxiliam no financeiro junto ao seu cliente.
Outras ferramentas que não perdem seu crédito
Microsoft Project
http://www.microsoft.com/project
Embora muito completo, para mim, mesmo que colaborativo, ainda sim é um stand-alone, quero dizer, não é uma ferramenta para fazer gestão dos projetos de forma simples e rápida. Por vezes eu projeto tudo no Microsoft Project e aos poucos vou passando para as ferramentas colaborativas acima ou ainda, quando apresento um projeto fechado, faço a projeção de recursos, tempos, custos, onde ele é fantástico! Mas é aquela coisa, ele é mais “um meio do que um fim”.
Odoo
Eu particularmente gostei, mas não tanto, porque ele é lento no self-hosted (instalado direto no servidor, igual ao JIRA que sugeri mais acima) e a idéia é revender serviço de quem conhece o “código secreto para deixar ele mais rápido” ou comprar a solução cloud “super ultra rápida”.
Ele é a evolução do antigo “OpenERP” ainda muito usado, mas como muitos open sources de empresas privadas, depois de chegar à um determinado nível de abrangência nas empresas, ele simplesmente virou o Odoo.
Pelo nome dá pra perceber que ele não apenas controla projetos. Nele você consegue fazer o controle completo da sua empresa, mas como este não é o foco do artigo, não vou me estender à falar sobre suas qualidades ou defeitos.
OpenProject.com
Este era o meu sonho de consumo (mais do que qualquer outro aqui citado), mas tem o mesmo problema do Odoo, você escolhe entre revendedores ou serviços cloud. Mas a sua lista de funcionalidades e o demo é impressionante!
Regra de ouro: Não use Microsoft Excel, é furada!
Nunca use Microsoft Excel, é furada, é sério (consegue imaginar minha expressão, fazendo aquele rosto de “cara, vai dar merda”). Não existe planilha que seja tão boa quanto o próprio Microsoft Project ou que controle tão bem quanto os outros sistemas supracitados. Por vezes já ouvi a desculpa, mas é que minha empresa não tem ele no pacote Office. Compra você, se você é GP, é como um padeiro sem farinha!
No LinkedIn tem bastante disso “planilha super automática de controle de projetos, deixe seu e-mail aqui”. Não perde tempo com isso, se quiser, justifica no seu comentário que eu faço uma réplica para você.
Espero ter ajudado! Dê sua opinião!
Grande abraço,
Roberto Gentile 